Cecilia Velázquez
La Dirección Estatal de Archivos (DEA) presentó su informe de actividades realizadas desde octubre de 2023 hasta septiembre de 2024, las cuales contemplan su participación en el Consejo Nacional de Archivos (CONARCH) y en el Archivo General de la Nación (AGN), así como las acciones realizadas en sus dos jefaturas de departamento: el Archivo Histórico y el Archivo General, y su Unidad de Concentración, dedicada a la asesoría y capacitación de los sujetos obligados en materia de archivos.
Entre aquellas labores relacionadas con el CONARCH y el AGN, la DEA formó parte de la Jornada de Acompañamiento en materia de Gestión Documental y Administración de Archivos, organizada por el Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (INAI) y la Comisión de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Estado de Querétaro (Infoqro).
María del Carmen Zúñiga Hernández, directora estatal de archivos, destacó de esta participación interinstitucional, el hablar de la importancia de una buena administración de archivos, pues es un “elemento fundamental” para lograr la transparencia, la rendición de cuentas, el combate a la corrupción, la eficacia y la eficiencia en el servicio público.
También recordó los retos que enfrenta la administración pública en cuanto a la archivística. De los cuales señaló la “necesidad de formar equipos de trabajo que reciban la suficiente preparación y recursos”, además de “promover la difusión de una cultura archivística profunda y afrontar la necesidad de una infraestructura archivística suficiente”.
En este sentido, informó que la DEA coadyuvó, en conjunto con el CONARCH y el AGN, en: establecer los lineamientos generales para el registro y validación de los instrumentos de control archivístico, crear una metodología para la elaboración de instrumentos de control archivístico y diseñar un manual de procedimientos archivísticos de las unidades operativas del Sistema Institucional de Archivos.
A través de su Unidad de Concentración, la DEA atendió a 241 servidores públicos con 38 capacitaciones dedicadas a la gestión documental y administración de archivos. También se impartieron 261 asesorías personalizadas a 462 funcionarios.
Mediante su jefatura del Archivo General, organizó y clasificó dos mil 121 ejemplares del diario oficial del estado “La Sombra de Arteaga” y mil 698 periódicos de circulación local y nacional, los cuales, en suma, conformaron un total de tres mil 819 unidades de material hemerográfico. También se creó una base de datos en un archivo electrónico, con el fin de que las y los investigadores e historiadores encuentren, con mayor rapidez, los documentos, y puedan citar las referencias en sus publicaciones.
En tanto, el Archivo Histórico, incrementó en un cuatro por ciento la organización, clasificación y transcripción de mil 266 expedientes del Fondo Colonial, de los cuales se tenía sólo el 92 por ciento trabajado. Dicha cifra creció un 12 por ciento en el caso de los cinco mil expedientes del Fondo de Publicaciones Oficiales, del cual se contaba con un 77 por ciento de avance en su base de datos detallada.
Asimismo, este departamento recibió 25 solicitudes de visitas guiadas provenientes de escuelas primarias, secundarias y universidades, así como del resto de la sociedad civil y de servidores públicos. De estas, se recibieron 345 visitantes en total.
Por último, la titular de la DEA invitó a los integrantes de la Comisión Estatal de Archivos y a los encargados de la tarea archivística, a mejorar su labor para “ofrecer herramientas que ayudan a eficientar la administración pública, a través del orden y de la disposición de información, que permita a los ciudadanos estar mejor informados y tener una mayor y mejor participación en la vida social y política de nuestro estado”, concluyó.
